ERP軟件能夠解決企業(yè)的控制問題？ 摘要： ERP系統(tǒng)中包括人力資源管理系統(tǒng)，在選育用留員工等方面幫助企業(yè)進(jìn)行管理，當(dāng)然，關(guān)于雇用、培訓(xùn)、提升和獎勵雇員的政策還是要企業(yè)自己制定。 企業(yè)管理者們要平衡控制與效率的關(guān)系，沒有效率的企業(yè)是無法持續(xù)生存的，按照馬克思的說法，其投入于產(chǎn)品與服務(wù)中的勞動時間超過了社會必要勞動時間，無法獲得應(yīng)有的利潤；而失去控制的企業(yè)則更加可怕，只能用“盲人騎瞎馬，夜半臨深池”來形容，這時的效率只能用來評價其奔向死亡的速度。 換句話說，在企業(yè)管理者的心目中，“效果”、“做正確的事”、“控制”三者是密不可分的。在諸如ERP系統(tǒng)等信息化投資前，企業(yè)管理者的猶豫不決，不會是因為不理解信息化提升效率的能力，多半是因為信息化帶來的感覺是“控制力減弱”！在實施ERP系統(tǒng)之前，我們靠規(guī)章制度和實踐經(jīng)驗來管理，除了海量信息造成的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、及時性失控外，大部分的管理者認(rèn)為自己的經(jīng)營運作系統(tǒng)是可控的。在信息化所提倡的“流程再造”、“信息透明”“方法變革”等思路面前，似乎每件業(yè)務(wù)——從個人的操作方法到部門的職權(quán)界限、公司的整體流程都處于變化之中，還能原來的控制力都不敢說，更不要說提高控制力了。 那么，ERP能夠幫助企業(yè)解決控制問題？或者說，ERP能從些方面給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來幫助呢？我們試著分析一下。 我們就上述內(nèi)部控制的每個組成部分來分析ERP與內(nèi)部控制的關(guān)系，看看ERP會給內(nèi)部控制帶來些影響，ERP是帶來這些影響的。 控制環(huán)境 指董事會與管理層對內(nèi)部控制的態(tài)度、認(rèn)知度和行動。包括如下幾個方面： 員工誠實性和道德觀。這就是我們經(jīng)常說的“企業(yè)文化”層面的內(nèi)容，作為一個管理信息系統(tǒng)，ERP似乎與之沒有直接關(guān)系，因此，在某廠長說ERP是一種企業(yè)文化后，受到了不少的批評。其實，作為一套鉤稽關(guān)系嚴(yán)密、各職能之間緊密集成、信息共享的系統(tǒng)，是可以幫助管理層塑造“誠實”的文化的，對于違規(guī)的事情，從“不敢”到“不愿”的路很近，從“天知地知只有我知”到“放縱”同樣只有一步之遙。 組織結(jié)構(gòu)。除非企業(yè)有極大的決心，否則在建設(shè)階段，ERP一般無法改變企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，即便改變，也應(yīng)該歸功于業(yè)務(wù)流程重組的效果。但是也很難想象，一個企業(yè)的信息傳遞方式、權(quán)責(zé)體系發(fā)生了變化，而組織結(jié)構(gòu)一如既往不加以調(diào)整的。因此，在系統(tǒng)的運營過程中，ERP將首先解決組織結(jié)構(gòu)中的信息傳遞問題，再解決業(yè)務(wù)流程的順暢與規(guī)范問題，后，ERP將潛移默化地將企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)帶向合理化。 授予權(quán)利和責(zé)任的方式。ERP系統(tǒng)的運行要求企業(yè)有規(guī)范嚴(yán)格的授權(quán)體系，無論是系統(tǒng)的登錄權(quán)、單據(jù)與報表的查詢權(quán)，還是一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批權(quán)、一個年度預(yù)算的決定權(quán)，在系統(tǒng)中都有明確的授權(quán)過程，并記錄其審批與執(zhí)行的過程，以便落實相關(guān)責(zé)任。所以說，ERP的實施大大改變了企業(yè)權(quán)責(zé)不清，遇事必找大老板的狀況。 風(fēng)險重要程度分析。對于那些操作性的風(fēng)險，如時間（如交貨期推遲）、數(shù)量（如物料配套狀況不佳）、金額（如成本波動較大）等，ERP可以直接得出其量化指標(biāo)以供管理層參考。 風(fēng)險發(fā)生可能性分析。同樣是對于日常經(jīng)營中操作性的風(fēng)險，如銷售預(yù)測誤差率、人員流失率等，ERP可以通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)性分析、趨勢分析等得出近似的可能性參考值。 風(fēng)險管理途徑分析。通常ERP不能直接給出問題的解決辦法，系統(tǒng)只是預(yù)置盡量多的參考方案，以便在提供分析結(jié)果后供管理人員選擇使用。 實物控制。也稱資產(chǎn)和紀(jì)錄接近控制，包括實物安全控制、對計算機及數(shù)據(jù)資料的接觸予以授權(quán)、定期盤點等。在這個領(lǐng)域，ERP不能提供更好的幫助，畢竟軟件不能幫人拿著倉庫鑰匙，也不能保障別人不看桌子上的“不該看”的報表。 外部信息，指市場份額、法規(guī)要求、客戶投訴等。外部信息與來自外部的風(fēng)險類似，ERP難以起到有效的幫助，至多對一部分規(guī)范性的外部信息，可以在企業(yè)已經(jīng)識別、捕捉到之后加以更的處理。 內(nèi)部信息，指會計制度、管理制度、經(jīng)營數(shù)據(jù)等。說到底，ERP系統(tǒng)是一個提供內(nèi)部信息、規(guī)范內(nèi)部信息的系統(tǒng)，企業(yè)合理的使用ERP，可以借鑒ERP系統(tǒng)擬定相關(guān)制度，通過ERP系統(tǒng)規(guī)范其執(zhí)行，并將成為制度與數(shù)據(jù)的載體運行于企業(yè)之中。 溝通。溝通包括使員工了解其職責(zé)，了解其工作與他人聯(lián)系，對上級報告例外情況。ERP可以通過其授權(quán)體系使員工了解自己的職責(zé)，通過參與業(yè)務(wù)流程、完成單據(jù)與報告使員工了解自己工作與他人工作之間的關(guān)系。 獨立評價。獨立評價通常由內(nèi)部審計部門或人事部門執(zhí)行，對內(nèi)部控制的設(shè)計和執(zhí)行情況檢查評價，與有關(guān)人員交流并提出改進(jìn)意見。ERP系統(tǒng)可以讓內(nèi)部審計人員快捷深入地了解業(yè)務(wù)流程與其間的控制體系，并在業(yè)務(wù)抽樣、正確性復(fù)核等方面節(jié)約部分工作量。 對照上述的分析，我們可以得出一個ERP在企業(yè)內(nèi)部控制體系中所起作用. 除了少數(shù)幾個領(lǐng)域外，ERP系統(tǒng)在內(nèi)部控制所涵蓋的絕大部分地方都對企業(yè)有所幫助，在相當(dāng)多的內(nèi)部控制領(lǐng)域有著直接的、重大的影響力。當(dāng)然，管理者不能將“控制”全部寄希望于ERP，也不能將“控制”的責(zé)任全部推給ERP，但也絕不應(yīng)再懷疑實施ERP對提高企業(yè)內(nèi)部控制能力的幫助?！笆Э亍钡膿?dān)心不應(yīng)該給ERP，倒是應(yīng)該擔(dān)心一下那些不上ERP、不好好上ERP的企業(yè)，自認(rèn)為“還可以”的控制力真的有效？即便尚未失控，在高速變化的環(huán)境下，這樣控制力還能保持？ 文章來自于：義烏市頂捷軟件有限公司 朱松