喜仕達(dá)科技會議預(yù)定管理及會務(wù)信息發(fā)布系統(tǒng)

智能會務(wù)管理系統(tǒng)概述

信息化時代的今天，企業(yè)經(jīng)營和管理趨于信息化和網(wǎng)絡(luò)化，加上國內(nèi)國際企業(yè)的快速發(fā)展、集團(tuán)化的步伐加快，預(yù)示著傳統(tǒng)的會議室預(yù)定管理需要改變。宣德信息會議室預(yù)定系統(tǒng)可以幫助企業(yè)規(guī)范化電子化管理會議室資源，提高了會議室的使用率，節(jié)省會議組織者的時間，使企業(yè)的管理水平上一個臺階。

簡要功能概述：

1) 網(wǎng)上查詢、預(yù)定、審批：方便快捷，無論何時何地都可輕松實現(xiàn)。

    微信查詢、預(yù)定、審批，微信會議計時計費(fèi)支付。

2) 自動通知：在線預(yù)定或取消，通過郵件或內(nèi)部系統(tǒng)自動通知相關(guān)人員。

3) 圖表顯示：會議室的空閑/被預(yù)定時段一目了然，對會議室資源了如指掌，遠(yuǎn)離沖突。

4) 智能的系統(tǒng)接口：可與客戶現(xiàn)有的辦公管理系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)或其它信息系統(tǒng)進(jìn)行無縫地結(jié)合，使企業(yè)的

信息資源得到統(tǒng)一、充分的共享與使用。

5) 獨立發(fā)布各類信息：每個會議室門口的液晶屏，不僅獨立顯示本會議室會議信息，更可獨立、自由發(fā)布

企業(yè)其他資訊，支持文字、圖片和視頻等各種文本格式。

6) 會務(wù)服務(wù)管理：支持會前設(shè)備、服務(wù)預(yù)定以及會議進(jìn)程中的服務(wù)呼叫等個性功能。

2、預(yù)訂系統(tǒng)

會議室預(yù)訂系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，通過瀏覽器進(jìn)行操作；會議室預(yù)訂系統(tǒng)即可以是一個獨立運(yùn)行的管理系統(tǒng)，又可以嵌入到公司原有的OA系統(tǒng)中作為一個模塊。

實現(xiàn)的功能為:維護(hù)會議室資源、查詢會議室預(yù)定信息、會議室預(yù)定/取消、會議室預(yù)定審批和會議室使用情況統(tǒng)計。

1）會議室預(yù)訂申請

首先，在申請預(yù)訂會議室時，可以通過多種組合條件（如會議室大小、所在位置、會議室資源等）篩選來精確定位目標(biāo)會議室并查看會議室的預(yù)定情況。系統(tǒng)采用表格和色塊來表示當(dāng)前會議室的預(yù)訂情況。點擊已預(yù)訂的色塊，可查看預(yù)訂人、預(yù)訂時間、會議主題等信息; 點擊某個未預(yù)訂色塊，可直接進(jìn)入該時段的申請預(yù)訂頁面。可查詢本人的申請歷史信息，包括申請的狀態(tài)、流程等對自己提交的申請，可進(jìn)行撤銷、修改操作。會議室預(yù)訂既支持某個時間點的預(yù)訂，又支持將一段時期內(nèi)所有某個特定時間點的都預(yù)訂。

2）會議室審批

本系統(tǒng)如果集成在當(dāng)前的協(xié)同辦公系統(tǒng)中，具體方式與目前的協(xié)同審批完全相同；如果是獨立于協(xié)同辦公系統(tǒng)的，則支持二級審批。預(yù)訂申請?zhí)峤缓?，系統(tǒng)將自動匹配該會議室所對應(yīng)的審批級別并建立申請流程，流程審批完成后，系統(tǒng)將認(rèn)定該申請已成功。

會議管理員可以查看到會議室預(yù)訂申請待審核列表，可修改該會議申請里的內(nèi)容，如果不允許通過，則填寫審核意見，點擊“會議退回”；允許通過， 則直接點擊“發(fā)布會議”，發(fā)布后該會議進(jìn)入已審核狀態(tài)，

如下圖：

3）會議室信息維護(hù)

維護(hù)各種會議資源和會議類型，定義會議審批流程。維護(hù)經(jīng)常列席會議的外部單位/人員。 會議資源可以在預(yù)訂會議室時進(jìn)行申請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會議類型相對應(yīng)，用戶預(yù)訂的會議提交后，系統(tǒng)可根據(jù)會議類型自動發(fā)起相應(yīng)。

4）會議郵件通知

如果系統(tǒng)為獨立運(yùn)行的方式，系統(tǒng)會集成Outlook的郵件功能，采用郵件通知（預(yù)定、修改、取消的系統(tǒng)動作都將以郵件的方式通知相關(guān)人員）。

如果系統(tǒng)集成在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，將采用信息通知的方式。系統(tǒng)根據(jù)會議開始時間和設(shè)定的提前提醒時間，進(jìn)行提醒該會議參與人員。

5）會議服務(wù)呼叫

為了保證會議順利圓滿的召開，以及提高與會人員的滿意度，系統(tǒng)可以采集和顯示當(dāng)前會議狀態(tài)，并可以開放相關(guān)功能模塊給后勤服務(wù)人員，使服務(wù)人員能及時響應(yīng)會議的各種服務(wù)性需求。目前可以提供的會議狀態(tài)有：安靜、茶水服務(wù)、設(shè)備服務(wù)、清掃中。

6）查看和處理會議相關(guān)事項

會議室申請預(yù)訂時可以指定會議記錄人作會議紀(jì)要并發(fā)送給所有與會人員，可以與門禁系統(tǒng)相連使系統(tǒng)自動記錄和顯示會議簽到情況。

7）會議室使用情況統(tǒng)計

可統(tǒng)計個人的申請歷史信息，可統(tǒng)計各種會議資源的使用情況和各種會議類型的分布情況。可以根據(jù)客戶實際需求定制各種相關(guān)統(tǒng)計報表。

3、顯示系統(tǒng)

會議室顯示系統(tǒng)，作為公司直接面向員工和客戶的一面窗口，基本功能包括顯示、通知、監(jiān)控等，具有向員工和外界發(fā)布信息，引導(dǎo)與會人員準(zhǔn)時參與會議，通知服務(wù)人員及時響應(yīng)會議服務(wù)需求等基本功能。除此之外，顯示系統(tǒng)還具備控制多塊顯示屏分屏顯示和合并顯示等高級功能。

該子系統(tǒng)主要由模板設(shè)計器、信息發(fā)布引擎、顯示設(shè)備客戶端三部分組成。

模板設(shè)計器

一個“所見即所得”的可視化模板設(shè)計界面，能夠設(shè)計、定制豐富的顯示信息。通過模板設(shè)計器可以定制各種信息顯示模板。

信息發(fā)布引擎

作為整個信息顯示系統(tǒng)的核心，負(fù)責(zé)完成數(shù)據(jù)庫存取、顯示內(nèi)容自動打包、數(shù)據(jù)庫信息后臺維護(hù)、響應(yīng)客戶端讀取請求等主要功能。

顯示客戶端

主要包括云端計算機(jī)及液晶屏兩大部分，為了顯示需要，云終端在較高的位置上安裝。顯示客戶端具有安全性高、能耗低、維護(hù)簡單、高可管理性、綜合運(yùn)營成本低等多種優(yōu)點。

1）會議室信息顯示

每個會議門前的液晶屏顯示當(dāng)天會議室的預(yù)訂情況；提示當(dāng)前時間及會議室狀態(tài)；若當(dāng)前會議室正在使用，提示會議結(jié)束時間。無會議召開時，可播放企業(yè)圖片或視頻文件。