檔案采集子系統(tǒng)

    檔案采集管理子系統(tǒng)主要完成各種類型（包括：黨群工作類、行政管理類、規(guī)劃業(yè)務(wù)管理類、會(huì)計(jì)類、規(guī)劃審批類、規(guī)劃監(jiān)察類、測繪類、特種載體類、設(shè)備類、基建類、科研項(xiàng)目、規(guī)劃設(shè)計(jì)成果類等共12種）檔案的著錄、掃描錄入數(shù)字化，并對(duì)此建立、匹配相應(yīng)的索引信息，包括：檔案著錄、檔案掃描、檔案檢查和檔案歸檔4個(gè)主功能。其中檔案著錄包括：案卷著錄、件著錄和文件著錄。檔案采集子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖如圖所示。

1 檔案著錄

（1）案卷著錄 案卷著錄是指把電子檔案文件對(duì)應(yīng)的檔案資料信息按照檔案類別分門別類的輸入系統(tǒng)，然后建立檔案索引，完成案卷著錄。工程項(xiàng)目案卷級(jí)著錄如下圖所示。

    這里可以檢查案卷檔號(hào)的合法性，案卷錄入完成之后也可以對(duì)案卷信息進(jìn)行修改、打印等。

（2）件著錄 件著錄主要是指黨務(wù)、會(huì)議、工作報(bào)告等類型的信息著錄，這一類的具體操作可以參考案卷著錄。

（3）文件著錄 文件著錄前一般要先查詢選擇要著錄的文件所屬的檔案。查詢檔案前先選擇是“按卷查詢”還是“按件查詢”。文件著錄主要功能：文件信息的著錄、選擇已接收的文件、文件信息的修改和打印卷內(nèi)目錄。

2 檔案掃描

調(diào)用掃描錄入組件，通過掃描的方式采集電子影像，一次采集一份案卷/件的電子影像。具體操作是在經(jīng)查詢后所得的列表中，選中要掃描的檔案，進(jìn)入該檔案文件列表界面，選中其中一個(gè)文件，進(jìn)入該文件掃描界面。

3 檔案檢查

檔案檢查模塊用于影像質(zhì)量的檢查，可讓操作員查看影像是否清晰、是否殘缺、放置是否端正以及是否缺頁，必要時(shí)也可以進(jìn)行任意角度旋轉(zhuǎn)、去黑邊和污點(diǎn)的處理。對(duì)于無法通過處理達(dá)到效果的影像可以進(jìn)行重掃、補(bǔ)掃和刪除。

4 檔案歸檔

（1）案卷歸檔

將已經(jīng)全部通過檢查的案卷進(jìn)行歸檔處理。歸檔后的檔案不能進(jìn)行索引修改、影像修改，只能進(jìn)行查詢。如果歸檔后還需修改則先做未歸檔處理。

（2）件歸檔

將已經(jīng)全部通過檢查的件進(jìn)行歸檔處理。歸檔后的件不能進(jìn)行索引修改、影像修改，只能進(jìn)行查詢。如果歸檔后還需修改則先做未歸檔處理。

件歸檔時(shí)需根據(jù)年度信息、保管期限和起始件號(hào)，自動(dòng)生成件號(hào)，在檔案列表列出所有該年度和該保管期限的件，生成與件號(hào)對(duì)應(yīng)的檔號(hào)，并歸檔。如圖所示。

5.2檔案利用子系統(tǒng)

    檔案利用子系統(tǒng)是對(duì)檔案資源提供利用服務(wù)的功能模塊，要求能夠滿足對(duì)不同用戶群、多種利用方式的檔案利用服務(wù)的需求。要求提供強(qiáng)大的、快速有效的查詢方式并提供各種行之有效的查詢、利用、借閱、計(jì)費(fèi)、反饋情況、統(tǒng)計(jì)分析等功能。功能結(jié)構(gòu)圖如下所示。

1 面向一般檔案利用人員

（1）檔案查詢 本系統(tǒng)提供了三種查詢方式：案卷查詢、件查詢和文件查詢?！?strong>案卷查詢】

根據(jù)案卷的檔號(hào)、案卷題名、項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、建設(shè)單位等條件組合進(jìn)行模糊查詢?？梢栽谝粋€(gè)或者多個(gè)輸入框中輸入字段信息，即可查到符合條件的檔案。

【件查詢】

    選擇件查詢方式，通過件題名、件號(hào)或者年度進(jìn)行組合查詢。

【文件查詢】

    文件查詢參照【案卷查詢】。

（2）統(tǒng)計(jì)分析

    檔案統(tǒng)計(jì)功能是幫助檔案管理員來了解檔案中某種分類下檔案的數(shù)量如：‘2000年文書檔案共有多少卷’、‘文書檔案各個(gè)保管期限各有多少件’等。檔案統(tǒng)計(jì)功能窗口。如下圖所示。

l  新建統(tǒng)計(jì)方案  按照需求新建需要的統(tǒng)計(jì)方案

l  選擇需要統(tǒng)計(jì)的檔案類型 選擇需要統(tǒng)計(jì)的檔案類型

l  選擇分類字段  選擇統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)按照哪個(gè)字段分類

l  選擇統(tǒng)計(jì)字段  選擇按照哪個(gè)字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，即運(yùn)算方式

l  檢索數(shù)據(jù)  從選的檔案類型中選擇需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)

l  出統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)圖  系統(tǒng)按照設(shè)定的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)及數(shù)據(jù)范圍自動(dòng)出統(tǒng)計(jì)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)圖

（3）反饋登記

用戶反饋登記即互動(dòng)性，是指檔案網(wǎng)站通過設(shè)立公告欄、用戶發(fā)言欄、提供網(wǎng)站管理員郵箱等手段，收集檔案用戶的反饋意見，征詢社會(huì)各界對(duì)檔案館服務(wù)工作的建議，并答復(fù)用戶的提問。

2 面向檔案管理員

（1）借閱管理

該菜單包括：新建申請(qǐng)、未辦任務(wù)、已辦任務(wù)和所有任務(wù)。

主要功能：是用戶借閱外單位或本單位檔案時(shí)的借閱流程，包括【借閱申請(qǐng)】、【借閱登記】、【登記審核】、【借閱歸還】、【歸還審核】、【借閱反饋】、【借閱收費(fèi)】等處理環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)說明如下：

【借閱申請(qǐng)】：一般檔案利用人員查看某一檔案時(shí)，必須先啟動(dòng)借閱申請(qǐng)任務(wù)，填寫借閱申請(qǐng)單，將此借閱申請(qǐng)?zhí)峤唤o檔案管理人員審核。

【借閱登記】：檔案管理人員對(duì)一般檔案利用者提交上來的借閱申請(qǐng)進(jìn)行借閱登記。

【登記審核】：檔案管理審核人對(duì)已經(jīng)過借閱登記的申請(qǐng)進(jìn)行審核，并填寫出庫意見，以決定利用者是否有權(quán)限查看所申請(qǐng)的相應(yīng)檔案。

【借閱歸還】：檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行校對(duì)，以免有檔案的遺漏等。

【歸還審核】：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)對(duì)已經(jīng)過借閱歸還初審的歸還檔案進(jìn)行再次審核，并填寫入庫意見，以決定歸還的檔案是否可以入庫。

【借閱反饋】：當(dāng)檔案利用者借閱完畢后，檔案管理人員根據(jù)利用者反饋意見，進(jìn)行填寫利用效果反饋。

【借閱收費(fèi)】：根據(jù)收費(fèi)定義，在審核單上將自動(dòng)計(jì)算出標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)，檔案管理人員可以填寫此次借閱檔案的實(shí)收金額，用以收取借閱費(fèi)用。

（2）鑒定管理

    鑒定管理是根據(jù)檔案保管期限，對(duì)到期的檔案進(jìn)行鑒定，判斷其價(jià)值。鑒定管理主要功能：檔案文件鑒定和檔案鑒定統(tǒng)計(jì)。

（3）銷毀管理

    銷毀管理是根據(jù)檔案的鑒定結(jié)果，對(duì)無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀操作。銷毀管理主要功能：檔案文件銷毀和檔案銷毀統(tǒng)計(jì)。

（4）編研管理

    編研管理是利用現(xiàn)有的檔案資料，編寫編研文檔，現(xiàn)有的編研文檔有：大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、會(huì)議簡介。編研管理主要功能：編研信息的增加、修改和刪除。編研信息的修改和刪除是要經(jīng)查詢后才可操作。

（5）變更管理

變更管理主要是對(duì)檔案提供一種復(fù)制功能，一份檔案在出現(xiàn)變更后會(huì)形成新的版本，老版本也同時(shí)保存。即對(duì)變更的檔案信息進(jìn)行填寫保存。

5.3 檔案管理子系統(tǒng)

檔案管理子系統(tǒng)主要是對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行一些日常管理，包括：日志管理、用戶權(quán)限管理、電子表單管理和元數(shù)據(jù)管理4個(gè)主功能。其中日志管理包括：系統(tǒng)運(yùn)行日志管理和用戶操作日志管理；用戶權(quán)限管理包括：用戶管理和組織管理；電子表單管理包括：表單定義管理和字段定義管理；元數(shù)據(jù)管理包括：元數(shù)據(jù)定義管理。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖如下所示。

1 日志管理

（1）系統(tǒng)運(yùn)行日志管理

    主要是對(duì)系統(tǒng)在運(yùn)行過程中產(chǎn)生的日志進(jìn)行管理，包括系統(tǒng)啟動(dòng)、關(guān)閉的日志；系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)產(chǎn)生的日志等，以便以后查詢。

（2）用戶操作日志管理

    主要是對(duì)用戶在登錄系統(tǒng)的一系列操作進(jìn)行記錄，并寫入日志。

2 用戶權(quán)限管理

（1）用戶管理

用戶管理的功能：用戶的新增、用戶信息的查詢、修改和刪除、用戶權(quán)限的管理。

n  用戶新增 用戶新增就是注冊(cè)用戶的過程。即在用戶管理界面中，選擇用戶所屬組織，填寫用戶信息。

n  用戶信息查詢 通過用戶基本信息，如賬號(hào)、姓名、電子郵件、部門等組合查詢，可查看用戶的詳細(xì)信息。

n  用戶修改和刪除 選中某一用戶，進(jìn)行刪除。

n  用戶權(quán)限的管理 在用戶權(quán)限管理界面中，可以對(duì)用戶的基本信息進(jìn)行修改，也可以對(duì)用戶的功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)行添加和移除。

（2）組織管理

組織管理的功能：組織的新增、組織信息的查詢、修改和刪除。其具體操作和用戶管理一致。只是組織管理是針對(duì)組織檔案室而言。