解決方案研發(fā)背景 在目前狀況下，我們面對幾十萬卷檔案、面對歷史長河中沉積的數(shù)十種發(fā)文號、面對我館幾次更改分類大綱后在案卷上留下的種種痕跡、面對適合新案需要而制定的諸多新分類號，每天要迎接數(shù)百卷新案入庫、將數(shù)百卷需利用檔案拿進(jìn)拿出，大家不停息地忙碌著，然而，聽錯、看錯、寫錯、拿錯、錄入錯、放錯時時在發(fā)生。為了使檔案的利用工作也能與時俱進(jìn)，適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，用更科學(xué)的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫！ 一 傳統(tǒng)解決方案 目前我館檔案的流動過程包括：市規(guī)劃局與我館之間的流動和市規(guī)劃局內(nèi)部的流動。在流通過程中，檔案在市規(guī)劃局與檔案館之間的流動是一個循環(huán)，就像人體的循環(huán)系統(tǒng)一樣，可稱之為體循環(huán)，也就是大循環(huán)；檔案在市規(guī)劃局內(nèi)的流動可稱之為肺循環(huán)，也就是小循環(huán)。 小循環(huán)中可能出現(xiàn)的問題：1、在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過程中，檔案不能一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進(jìn)入相對盲區(qū)，進(jìn)入盲區(qū)的時間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。2、辦案人員工作忙，幾個人所需的案卷委托一個人來借，拿回處室一分發(fā)，借案人已不知每卷檔案去向。3、市規(guī)劃局處室?guī)讉€人辦理完的案卷，委托一個人來歸還，一個處室?guī)资?，服?wù)部要費(fèi)時費(fèi)力去查找借出的登記來注銷。 大循環(huán)中可能產(chǎn)生的問題：1、檔案借出、歸還要一一交接，多人同時借還案交接時，稍亂就會出錯。2、要掌握檔案去向我們目前的做法是將進(jìn)出館的案卷號及利用人的信息及時錄入，每日進(jìn)出檔案館的案卷數(shù)量不下100卷，人工鍵盤錄入就要敲100次；同一卷案被借了幾十次，它就要被重復(fù)敲入幾十次；檔號文號門類眾多，稍一疏忽就出錯。3、借出量大時，案卷號不能及時錄入，歸還時就不能注銷，影響下一環(huán)節(jié)的工作。4、借出環(huán)節(jié)出錯，還案時注銷不了，若盲目補(bǔ)輸入其內(nèi)容，造成計算機(jī)內(nèi)留著該注銷而未注銷的空記錄，日積月累，錯誤會積水成災(zāi)。5、還案時要面對數(shù)頁紙的登記一條條找來注銷，明顯效率低下。 出錯的形式累計數(shù)十種，不慎出現(xiàn)的每一小錯，都將帶來諸多的麻煩，導(dǎo)致事倍功半。如此狀態(tài)令我們的工作不能進(jìn)入良性循環(huán)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)目前大量檔案流通管理的要求。 二 東正檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的收益 東正檔案管理系統(tǒng)可幫助您合理的管理各類檔案管理部門的所有檔案文件，及時的跟蹤檔案的流動情況。方便管理人員查詢，調(diào)動檔案。 - 優(yōu)化資源利用率，降低人力成本70% - 減少檔案的丟失70% - 減少操作的錯誤率80%