解決方案研發(fā)背景 在目前狀況下，我們面對(duì)幾十萬(wàn)卷檔案、面對(duì)歷史長(zhǎng)河中沉積的數(shù)十種發(fā)文號(hào)、面對(duì)我館幾次更改分類大綱后在案卷上留下的種種痕跡、面對(duì)適合新案需要而制定的諸多新分類號(hào)，每天要迎接數(shù)百卷新案入庫(kù)、將數(shù)百卷需利用檔案拿進(jìn)拿出，大家不停息地忙碌著，然而，聽(tīng)錯(cuò)、看錯(cuò)、寫錯(cuò)、拿錯(cuò)、錄入錯(cuò)、放錯(cuò)時(shí)時(shí)在發(fā)生。為了使檔案的利用工作也能與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，用更科學(xué)的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫！ 一 傳統(tǒng)解決方案 目前我館檔案的流動(dòng)過(guò)程包括：市規(guī)劃局與我館之間的流動(dòng)和市規(guī)劃局內(nèi)部的流動(dòng)。在流通過(guò)程中，檔案在市規(guī)劃局與檔案館之間的流動(dòng)是一個(gè)循環(huán)，就像人體的循環(huán)系統(tǒng)一樣，可稱之為體循環(huán)，也就是大循環(huán)；檔案在市規(guī)劃局內(nèi)的流動(dòng)可稱之為肺循環(huán)，也就是小循環(huán)。 小循環(huán)中可能出現(xiàn)的問(wèn)題：1、在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過(guò)程中，檔案不能一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰(shuí)人之手沒(méi)有信息反饋，使檔案去向進(jìn)入相對(duì)盲區(qū)，進(jìn)入盲區(qū)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。2、辦案人員工作忙，幾個(gè)人所需的案卷委托一個(gè)人來(lái)借，拿回處室一分發(fā)，借案人已不知每卷檔案去向。3、市規(guī)劃局處室?guī)讉€(gè)人辦理完的案卷，委托一個(gè)人來(lái)歸還，一個(gè)處室?guī)资耍?wù)部要費(fèi)時(shí)費(fèi)力去查找借出的登記來(lái)注銷。 大循環(huán)中可能產(chǎn)生的問(wèn)題：1、檔案借出、歸還要一一交接，多人同時(shí)借還案交接時(shí)，稍亂就會(huì)出錯(cuò)。2、要掌握檔案去向我們目前的做法是將進(jìn)出館的案卷號(hào)及利用人的信息及時(shí)錄入，每日進(jìn)出檔案館的案卷數(shù)量不下100卷，人工鍵盤錄入就要敲100次；同一卷案被借了幾十次，它就要被重復(fù)敲入幾十次；檔號(hào)文號(hào)門類眾多，稍一疏忽就出錯(cuò)。3、借出量大時(shí)，案卷號(hào)不能及時(shí)錄入，歸還時(shí)就不能注銷，影響下一環(huán)節(jié)的工作。4、借出環(huán)節(jié)出錯(cuò)，還案時(shí)注銷不了，若盲目補(bǔ)輸入其內(nèi)容，造成計(jì)算機(jī)內(nèi)留著該注銷而未注銷的空記錄，日積月累，錯(cuò)誤會(huì)積水成災(zāi)。5、還案時(shí)要面對(duì)數(shù)頁(yè)紙的登記一條條找來(lái)注銷，明顯效率低下。 出錯(cuò)的形式累計(jì)數(shù)十種，不慎出現(xiàn)的每一小錯(cuò)，都將帶來(lái)諸多的麻煩，導(dǎo)致事倍功半。如此狀態(tài)令我們的工作不能進(jìn)入良性循環(huán)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)目前大量檔案流通管理的要求。 二 東正檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的收益 東正檔案管理系統(tǒng)可幫助您合理的管理各類檔案管理部門的所有檔案文件，及時(shí)的跟蹤檔案的流動(dòng)情況。方便管理人員查詢，調(diào)動(dòng)檔案。 - 優(yōu)化資源利用率，降低人力成本70% - 減少檔案的丟失70% - 減少操作的錯(cuò)誤率80%