解決方案研發(fā)背景 在目前狀況下，我們面對(duì)幾十萬(wàn)卷檔案、面對(duì)歷史長(zhǎng)河中沉積的數(shù)十種發(fā)文號(hào)、面對(duì)我館幾次更改分類大綱后在案卷上留下的種種痕跡、面對(duì)適合新案需要而制定的諸多新分類號(hào)，每天要迎接數(shù)百卷新案入庫(kù)、將數(shù)百卷需利用檔案拿進(jìn)拿出，大家不停息地忙碌著，然而，聽錯(cuò)、看錯(cuò)、寫錯(cuò)、拿錯(cuò)、錄入錯(cuò)、放錯(cuò)時(shí)時(shí)在發(fā)生。為了使檔案的利用工作也能與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，用更科學(xué)的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫！ 一 傳統(tǒng)解決方案 目前我館檔案的流動(dòng)過程包括：市規(guī)劃局與我館之間的流動(dòng)和市規(guī)劃局內(nèi)部的流動(dòng)。在流通過程中，檔案在市規(guī)劃局與檔案館之間的流動(dòng)是一個(gè)循環(huán)，就像人體的循環(huán)系統(tǒng)一樣，可稱之為體循環(huán)，也就是大循環(huán)；檔案在市規(guī)劃局內(nèi)的流動(dòng)可稱之為肺循環(huán)，也就是小循環(huán)。 小循環(huán)中可能出現(xiàn)的問題：1、在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過程中，檔案不能一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰(shuí)人之手沒有信息反饋，使檔案去向進(jìn)入相對(duì)盲區(qū)，進(jìn)入盲區(qū)的時(shí)間過長(zhǎng)就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。2、辦案人員工作忙，幾個(gè)人所需的案卷委托一個(gè)人來借，拿回處室一分發(fā)，借案人已不知每卷檔案去向。3、市規(guī)劃局處室?guī)讉€(gè)人辦理完的案卷，委托一個(gè)人來歸還，一個(gè)處室?guī)资耍?wù)部要費(fèi)時(shí)費(fèi)力去查找借出的登記來注銷。 大循環(huán)中可能產(chǎn)生的問題：1、檔案借出、歸還要一一交接，多人同時(shí)借還案交接時(shí)，稍亂就會(huì)出錯(cuò)。2、要掌握檔案去向我們目前的做法是將進(jìn)出館的案卷號(hào)及利用人的信息及時(shí)錄入，每日進(jìn)出檔案館的案卷數(shù)量不下100卷，人工鍵盤錄入就要敲100次；同一卷案被借了幾十次，它就要被重復(fù)敲入幾十次；檔號(hào)文號(hào)門類眾多，稍一疏忽就出錯(cuò)。3、借出量大時(shí)，案卷號(hào)不能及時(shí)錄入，歸還時(shí)就不能注銷，影響下一環(huán)節(jié)的工作。4、借出環(huán)節(jié)出錯(cuò)，還案時(shí)注銷不了，若盲目補(bǔ)輸入其內(nèi)容，造成計(jì)算機(jī)內(nèi)留著該注銷而未注銷的空記錄，日積月累，錯(cuò)誤會(huì)積水成災(zāi)。5、還案時(shí)要面對(duì)數(shù)頁(yè)紙的登記一條條找來注銷，明顯效率低下。 出錯(cuò)的形式累計(jì)數(shù)十種，不慎出現(xiàn)的每一小錯(cuò)，都將帶來諸多的麻煩，導(dǎo)致事倍功半。如此狀態(tài)令我們的工作不能進(jìn)入良性循環(huán)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)目前大量檔案流通管理的要求。 二 東正檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的收益 東正檔案管理系統(tǒng)可幫助您合理的管理各類檔案管理部門的所有檔案文件，及時(shí)的跟蹤檔案的流動(dòng)情況。方便管理人員查詢，調(diào)動(dòng)檔案。 - 優(yōu)化資源利用率，降低人力成本70% - 減少檔案的丟失70% - 減少操作的錯(cuò)誤率80% - 增強(qiáng)檔案的追溯 - 減少工作量和工作時(shí)間50% - 提高客戶服務(wù)水平 1、系統(tǒng)開發(fā)效率極大提高，成本降低，上線成功率可達(dá)到100％。 2、系統(tǒng)采用C./S架構(gòu)設(shè)計(jì)、運(yùn)行效率高、安全穩(wěn)定、同時(shí)可以和各類生產(chǎn)管理系統(tǒng)靈活對(duì)接，達(dá)到全面的協(xié)同。 三 東正檔案管理系統(tǒng)概述 使用條碼技術(shù)--迎接流通管理質(zhì)的飛躍 1、取消鍵盤按鍵輸入 檔案流向的信息必須進(jìn)入計(jì)算機(jī)才能快速掌握，我們可將檔案信息如檔號(hào)、文號(hào)、相關(guān)文號(hào)、案卷題名（甚至審核書內(nèi)容與圖紙）、案卷盒數(shù)、存放地點(diǎn)等編成一個(gè)條碼，打印在案卷封面及檔案盒上，使用手持或固定掃描器，輸入速度是手工輸入的幾十甚至上百倍，效率不可同日而語(yǔ)，準(zhǔn)確度更是不容置疑，它的差錯(cuò)率可達(dá)百萬(wàn)分之一以上，這是任何手工操作只能望洋興嘆、可望而不可及的。 2、快速進(jìn)行檔案的借還交接、簡(jiǎn)化手續(xù) 檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供卷檔案、被提供的檔案準(zhǔn)確、有無(wú)相關(guān)的文號(hào)、檔案經(jīng)誰(shuí)手調(diào)出、由誰(shuí)借走、取走的時(shí)間、何時(shí)何人歸還、經(jīng)誰(shuí)手歸還等。借出時(shí)要一一登記，歸還時(shí)要一一注銷，看錯(cuò)寫錯(cuò)屢見不鮮，有時(shí)要查一卷歸還時(shí)注銷不了的檔案，我們要將各單位十幾個(gè)借案登記本一本一本一頁(yè)一頁(yè)去查找，花費(fèi)了幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間，才有可能找到這條記錄。解決上述問題，用識(shí)別器及計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)通過核實(shí)、存儲(chǔ)檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的條碼內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購(gòu)物一樣自動(dòng)打印出有日期小條，簽名認(rèn)可后存查。這樣完成的檔案由借出到歸還的管理和統(tǒng)計(jì)，方便、快捷、準(zhǔn)確，極大提率和管理水平。